Molti sono i settori professionali che sono stati stravolti dall’emergenza corona virus e tra questi vi è anche quello delle associazioni, delle organizzazioni non profit e delle ong.

di Viviana Brun

Missioni all’estero cancellate, avvii di progetti rimandati, servizio civile in stand-by, progetti educativi che devono trovare velocemente formule nuove per supportare le scuole in questo periodo di trasformazioni inaspettate. Soprattutto, una grande preoccupazione per i cooperanti all’estero e un continuo monitorare l’evolversi del contagio nel mondo e le misure di contenimento adottate dai diversi governi.

Queste sono solo alcune delle sfide che stanno affrontando le organizzazioni del Terzo Settore, soprattutto quelle impegnate in attività di cooperazione internazionale. Il tutto unito alla consapevolezza che non tutti gli interventi possono essere sospesi o rimandati perché, anche in tempo di crisi, molti altri problemi continuano ad esserci e le fasce più vulnerabili della popolazione sono quelle che più di tutte risentono delle conseguenze.

Cosa fare in questo scenario?

Ovviamente, al prima cosa da fare è rispettare le indicazioni che giungono dalle istituzioni. Per cui gran parte delle organizzazioni hanno previsto il lavoro da casa o si sono attrezzate per riorganizzare gli spazi lavorativi in modo che solo le persone estremamente necessarie abbiano accesso agli uffici.

Le organizzazioni più grandi e strutturate hanno già attivi dei sistemi di comunicazione interna standardizzati che utilizzando per coordinare a distanza i progetti nei paesi terzi e per gestire i flussi di comunicazione con il proprio personale. Per le realtà più piccole, quest’emergenza può rappresentare una sfida, ma anche una grande occasione per digitalizzare i processi di comunicazione interna.

Quattro strumenti da cui partire

In questi giorni online si trovano moltissimi articoli che suggeriscono liste lunghissime di strumenti per lavorare a distanza. Le opzioni disponibili sono molte, ma spesso non è facile individuare quelle più adatte alla propria organizzazione, soprattutto quando si ha poca esperienza e poco tempo per sperimentare.

Proviamo quindi ad analizzare alcuni dei bisogni fondamentali delle piccole e medie organizzazioni. E fornire informazioni dettagliate per essere operativi subito.

VPN

Uno dei primi problemi che si è presentato nel momento in cui siamo stati chiamati a lavorare da casa è stato quello di accedere in remoto ai file che abbiamo in ufficio. Alcune realtà archiviano tutto in cloud, altre salvano principalmente sul Nas (dispositivo locale di archiviazione condiviso), mentre altre prediligono una formula mista. Per chi ha bisogno di accedere al server dell’ufficio, uno strumento fondamentale è la VPN (Virtual Private Network) che permette di ricreare a distanza le stesse caratteristiche della rete LAN (rete locale) e di replicare la postazione di lavoro che uno avrebbe in sede, mantenendo attivi anche tutte quelle misure di protezione dei dati attivate per adeguarsi al GDPR.

Per attivare la VPN è necessario coinvolgere un tecnico informatico che dovrà configurarla per i vostri indirizzi IP. Dopodiché l’utilizzo per gli utenti è molto semplice, si accede tramite un programma di login che vi verrà indicato dal tecnico, ognuno dovrà quindi inserire delle credenziali di accesso (spesso viene richiesto un doppio sistema di autenticazione) e il gioco è fatto. Potrete così accedere a tutti i file, esattamente come se foste connesso dall’ufficio mantenendo le stesse autorizzazioni di cui godevate quand’eravate seduti alla scrivania.

Slack

Mantenere viva la comunicazione e le relazioni con i colleghi e le colleghe a distanza non è sempre facile e spesso vengono messi in campo strumenti diversi, alcuni anche molto invasivi, come whatsapp. Uno strumento molto utile per gestire la comunicazione interna alla propria organizzazione in modo professionale è Slack.

Slack è disponibile come applicazione web e come app sia per sistemi Android che IOS. La versione gratuita risulta sufficientemente completa e permette di condividere file, di chattare, di gestire progetti di gruppo, di fare videochiamate.

A differenza di whatsapp, Slack è pensato per essere uno spazio dedicato esclusivamente alle conversazioni di lavoro. Inoltre, ha il grande vantaggio di permettere l’organizzazione delle conversazioni in canali tematici e di gestire la lista delle persone che possono accedere a ciascun canale. In questo modo, da un unico spazio potrete partecipare a tipologie di canali molto diversi ad esempio alcuni potranno essere aperti a tutti i collaboratori della vostra organizzazione, mentre altri saranno dedicati esclusivamente alle conversazioni del vostro team. Oltre a conversazioni di gruppo, potrete anche iniziare conversazioni private con singoli membri dell’organizzazione.

Per scoprire di più sul funzionamento di Slack, puoi scaricare la Mini Guida di Ong2.0.

Zoom

Ci sono casi in cui la conversazione via chat non è sufficiente ed è necessario organizzare delle riunioni sia interne alla propria organizzazione, sia con reti di partner e team di progetto. Questo bisogno è molto ampliato in questa fase in cui si ha spesso la necessità di confrontarsi per riprogettare o convertire delle attività che non si è più in grado di svolgere così com’erano state pensate.

Ci sono molti strumenti che permettono di organizzare meeting a distanza come ad esempio Jitsi, gotomeeting e molte altre.

A Ong 2.0 da alcuni anni utilizziamo Zoom, che prevedere un piano gratuito che consente di organizzare meeting di massimo 40 min con un massimo di 100 partecipanti. Sul sito si trovano anche molte opzioni a prezzi contenuti che permettono di organizzare riunioni molto più lunghe. Il vantaggio di Zoom rispetto ad altri strumenti simili è quello di avere diversi strumenti utili all’interattività online e consentire la creazione di “breakout room”, sotto aule per discussioni o lavori in gruppo.

Per scoprire di più sul funzionamento di Zoom, puoi scaricare la Mini Guida di Ong2.0.

Miro

Molte attività sono ferme, ma di certo c’è la necessità di continuare a guardare al futuro e progettare nuovi interventi.

Oltre a Google Drive, uno strumento molto utile per organizzare le idee e progettare in modo condiviso è Miro, un tempo conosciuto come RealtimeBoard. Si tratta di una bacheca virtuale che può ospitare una grande varietà di file in formati diversi, ad esempio tutti i documenti utili per lavorare alla scrittura di un progetto. Può essere utilizzata per creare mappe mentali, può ospitare commenti ed essere collegata a Slack.

È un buon modo per essere certi che tutti i progettisti e i partner abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno a disposizione e in un solo luogo, che possano seguire l’avanzamento dei lavori, modificare i contenuti e condividere annotazioni e commenti.

Per scoprire di più sul funzionamento di Miro, puoi scaricare la Mini Guida di Ong2.0.