Andare oltre la buona causa. Corso base di comunicazione organizzativa | marzo – aprile 2016

Costruire un sistema di comunicazione interna è un’importante necessità per tutte le organizzazioni – anche per le più piccole – ma è facile sottovalutarne l’impatto e avere la tentazione di dedicare poca attenzione, budget e risorse.

Perché la comunicazione interna è fondamentale? Perché aiuta l’organizzazione a “funzionare” con maggiore efficienza ed efficacia; è l’elemento che tiene insieme la struttura organizzativa e che facilita lo scambio all’interno del sistema e tra le parti interessate. Funge da snodo di informazioni e dati, ma anche di relazioni e rapporti fra i diversi soggetti interessati, e riflette clima e cultura dell’organizzazione, permettendo a collaboratori e dipendenti di identificarsi e condividerne la visione. Una buona comunicazione interna accelera inoltre lo sviluppo dei processi e aiuta a portare un cambiamento organizzativo qualora la strategia di lavoro lo richiedesse.

Insieme a Elena Piani, consulente di comunicazione per il mondo profit e non profit, impareremo a distinguere le dimensioni e i determinanti della comunicazione interna, costruire un piano di comunicazione, individuare strumenti e toni secondo il contesto e l’obiettivo, misurarne i risultati.

L’obiettivo di questo corso è quello di aiutarti a creare un piano di comunicazione allineato con la strategia e gli obiettivi della tua organizzazione e a migliorare il modo in cui comunichi con i ricettori interni al tuo luogo di lavoro.
I principali passaggi da attuare nella progettazione della comunicazione interna saranno:
• analisi dello scenario/contesto di riferimento (dove comunico?), che può comprendere la rilevazione di: caratteristiche dell’ambiente, modalità e processi di comunicazione attuati, definizione degli stakeholders e loro bisogni, programmi attuali e futuri;
• strategie e obiettivi di comunicazione: in termini di aspettative e di risultati attesi (perché comunico?);
• gli stakeholders di riferimento e i loro vantaggi attesi (a chi comunico?);
• i contenuti della comunicazione (cosa comunico?);
• la pianificazione operativa: descrizione di azioni, iniziative e mezzi da utilizzare (quali azioni devo sviluppare?);
• i tempi di sviluppo per ciascuna azione (con quali tempi comunico?);
• il budget destinato alle azioni, ovvero lo stanziamento economico dedicato alle attività previste, le competenze necessarie, ecc (quante risorse mi servono?);
• il controllo dei risultati (quali effetti ha prodotto la mia comunicazione?).

La comunicazione interna produce effetti sul piano del contesto organizzativo (clima, ambiente e relazioni), del funzionamento (quale scambio di informazioni e dati), della cultura organizzativa (conoscenza e competenza), del livello di identità e appartenenza, del cambiamento organizzativo in senso più allargato. Rispetto a tutti questi piani la comunicazione interna consente di attuare percorsi che promuovano cambiamento e miglioramento, tanto da essere non solo oggetto ma anche strumento. In questo senso il piano di comunicazione interna può essere visto come piano di miglioramento di tutti i fattori che, oltre i processi produttivi, determinano evoluzioni all’interno dell’organizzazione.

Durante le 5 lezioni imparerai quindi a riconoscere i diversi stili di comunicazione, a analizzare il contesto e definire l’approccio ottimale per raggiungere l’obiettivo, scoprendo come poter misurarne il successo tangibile e intangibile.

Alla fine del percorso sarai in grado di:
– capire meglio cos’è la comunicazione interna e come essa può influenzare il cambiamento organizzativo
– capire le tipologie di comunicazione interna e come meglio rappresentare bisogni soggetti e processi
– strutturare un piano di comunicazione e una comunicazione efficace
– orientarti tra gli strumenti online e offline per costruire il tuo piano di comunicazione interna
– rilevare strumenti di misura per la tua comunicazione e rivedere il programma di comunicazione.

1. Martedì 8 marzo 2016, 13h-15h
Introduzione: comunicazione vs informazione. Che cos’è la comunicazione interna?

– Presentazione dei partecipanti e definizione aspettative
– Che cos’è la comunicazione interna
– Quando è “buona”, quando è “cattiva”
– Quali sono i benefici del farla bene
– Quali i rischi e gli svantaggi nel non prestarvi attenzione
– Dimensioni e linguaggi della comunicazione interna
– I prodotti e i canali della comunicazione interna
– Analisi della comunicazione esistente: capire la visione, la strategia aziendale, conoscere gli stakeholder
– Esercitazione a casa

2. Martedì 15 marzo 2016, 13h-15h
Costruire un piano di comunicazione interna

– Condivisione e discussione sull’esercitazione a casa
– I passi e la metodologia per creare un piano di comunicazione interna
– Chi sono gli stakeholder e definire le aspettative
– Riflessione e condivisione sulla creazione di un piano di comunicazione: necessario? voluto?
– Analizzare e definire il piano di comunicazione interna e il calendario editoriale
– Pianificazione delle risorse
– Gestire la comunicazione interna
– Comunicazione interna: cosa fare e non fare
– Esercitazione a casa: casa: ricercare casi studio (positivi e negativi) da discutere durante la sessione successiva

3. Martedì 22 marzo, 13h-15h
Un kit efficace di comunicazione interna (1)

– Revisione e discussione dell’esercitazione a casa
– Comunicare una storia con e per… email, poster, presentazione, evento etc.
– Esempi di best practices
– Strumenti per pianificare la strategia
– Strumenti o per comunicare meglio con i colleghi
– Chiedere feedback, gestione e monitoraggio della comunicazione interna

4. Martedì 29 marzo, 13h-15h
Un kit efficace di comunicazione interna (2): strumenti online

Sessione molto pratica con Silvia Pochettino sugli strumenti gratuiti online di collaborazione a distanza e per gestire team di lavoro: dalla suite di Google Drive a Trello e Podio, fino a software come GoToMeeting per organizzare meeting online.

5. Martedì 5 aprile, 13h-15h
Misurare la comunicazione e programmare i prossimi passi

– Monitoraggio, valutazione e revisione del piano di comunicazione
– Conclusioni sull’importanza della comunicazione interna: uno strumento di benessere e di branding
– Domande e risposte