La comunicazione organizzativa, oltre la buona causa

Assicurare la circolazione dei flussi di informazione all’interno di una organizzazione, anche piccola, è un elemento imprescindibile per il funzionamento dell’organizzazione stessa e per il raggiungimento di qualunque obiettivo. Non basta che la causa sia buona, bisogna anche saper far funzionare l’organizzazione.

di Silvia Pochettino

Nell’era della comunicazione digitale e dei social media, come ben si sa, le distanze si accorciano, tutti comunicano, tutti creano contenuti, tutti si interfacciano con realtà anche molto distanti dal proprio luogo di lavoro, arrivando a promuovere la propria causa talvolta fin dall’altra parte del mondo.

Molti molti meno – però – si preoccupano di tenere aggiornati sul proprio lavoro il vicino di scrivania, gli altri settori della propria organizzazione o i lavoratori della propria azienda.
Insomma l’enorme crescita dei flussi di comunicazione non riguarda se non in minima parte la comunicazione interna delle associazioni (ma anche delle organizzazioni e delle aziende), ovvero la cosiddetta comunicazione organizzativa.
Ed è proprio la mancanza di comunicazione interna, spesso, ad essere alla base di problemi molto seri nell’identità di una organizzazione, nella sua efficacia ed efficienza e anche nella sua capacità di comunicare all’esterno in modo coerente.

“Ogni dipendente è ambasciatore del proprio brand, anche verso i fornitori e tutti gli stakeholders di un’attività” sostiene Elena Piani, esperta di comunicazione organizzativa, con un passato nella General Electric, ora impegnata a servizio del sociale e docente del prossimo corso di Ong 2.0 dedicato proprio alla comunicazione organizzativa “Per le associazioni non profit il problema a volte è che nascono per una buona causa e pensano che la causa basti a se stessa, sottovalutando l’importanza di curare le persone, l’engagement e il benessere all’interno dell’associazione stessa”

Ma perché in molti enti la comunicazione interna resta la cenerentola delle comunicazioni? Secondo Elena “perché se ci sono delle risorse da investire vengono spese per promuovere la causa verso i donatori e non per comunicare con i soci, collaboratori, volontari, dipendenti.
La comunicazione interna non ha risultati immediati è un investimento il cui ritorno si traduce in ottimizzazione delle risorse e dei processi, chiarezza sulla visione strategica e piano operativo. Va considerato che sono le persone che fanno l’organizzazione e sono loro i primi donatori nonché ambasciatori della buona causa.”

Le diverse dimensioni della comunicazione organizzativa
Ma la comunicazione organizzativa non è solo motivazionale, è multidimensionale e risponde a obiettivi diversi, tutti estremamente necessari per il buon funzionamento di una organizzazione. E’:

• comunicazione strategica, per indirizzare e coinvolgere le persone dell’organizzazione
• comunicazione della conoscenza o formativa, per diffondere le competenze distintive dell’organizzazione
• comunicazione funzionale, per supportare i processi gestionali e produttivi
• comunicazione creativa, per generare nuove conoscenze e idee

Se mancano queste dimensioni l’organizzazione rischia di inaridirsi e morire, quale che sia la buona causa che sta portando avanti

Relazione personale e informazione strutturata sono i due poli all’interno dei quali si muove la comunicazione organizzativa.

Il primo punto è dedicare un poco di tempo e risorse all’analisi di quello che è lo stato dell’arte della propria organizzazione, mappare quali sono i canali di comunicazione già esistenti e verificare se questi metodi sono efficaci o meno.

Tenendo sempre presente che “è molto differente informare dipendenti e collaboratori sulle attività dal comunicare con loro, creando cioè una relazione e uno scambio”

Insomma non basta dire comunichiamo, bisogna anche saperlo fare.

Uno studio sulla comunicazione interna del colosso Seagate Technology (riportato dal Wall Street Journal) mette in luce per ogni dipendente una media di 20 ore a settimana spese in riunioni, 8.000 ore all’anno spese per rispondere alle mail ( e forse non è un caso che la Seagate Technology quest’anno abbia tagliato 1000 dipendenti…).
Spesso riunioni e mail sono divoratrici di tempo e rischiano anche di diventare controproducenti.

Nel corso di Elena Piani si affronteranno queste e molte altre cose:
come realizzare un assessment sulla situazione della propria organizzazione, come migliorare i canali di comunicazione, come rendere una riunione efficace, come scrivere una mail leggibile, ma anche come organizzare un “evento aziendale” o, più banalmente, preparare una presentazione coinvolgente

I risultati poi “dipendono dalla chiarezza sui ruoli di ciascuno e implicano competenze nella gestione delle risorse umane e non solo in comunicazione, ma non si tratta solo di migliorare i flussi informativi, quello che si vede se il lavoro è fatto bene è un cambiamento comportamentale”